テレワークによって生まれる生産性の低下の特効薬は業務の標準化＋業務難易度の下げること

2020年6月18日

新型コロナウイルスによって、在宅で仕事をするテレワーク制度は多くの企業で導入が進みました。しかし、社会が落ち着きを取り戻していくと、従来のオフィス集約型の労働に戻ろうとする動きが強く出てきました。テレワークに適応ができていないことを証明する事実です。なぜ、多くの企業は従来の方式に戻ろうとするのかといえば、答えは簡単でテレワーク、在宅勤務制度を広く実施することで問題が起こっているからです。

代表的なものとしては紙の文化、印鑑などがありますが、少し長い目で見ればこれらはさほど大きな問題ではありません。データの持ち方を変える、承認方法を変更するということが定着すれば解決できるものであるからです。ゆるやかに時間が解決してくれる問題といえます。

しかし、どれだけ時間をかけても問題の本質を理解しないと改善しないものもあります。代表的なものとしてあげられるのが「社員教育」です。

現場で見て、触れて学んでいく社員教育が本当の戦力を育てている

オフィスに集まって働くモデルでは多くの人が気が付かないほど自然に、情報共有が行われています。それは対面でのしっかりとした対話からだけでなく、人の挙動や言動、業務を見る、聞くといったことからです。その積み重ねは時間とともに明確な能力へと繋がり、社員を成長させていくことになります。しかし、テレワークなどでは社員が業務や社内ルールを自然に覚えることはありません。明文化されたもの、ルール化されていて、それをしっかりと学習する機会が必要になります。

一般的には採用されたら研修を受けて、現場に配属されるわけですが、この現場がオフィスから、リモート環境にかわるとこうした現場教育が機能不全を起こします。この結果をもって、テレワーク、在宅勤務は生産性が落ちるという結論を出す人たちがいます。しかし、テレワークによって起こる問題の多くはテレワークという働き方自体の問題ではありません。

テレワークで起こる問題はオフィスでも起きている。つながりによって曖昧に解決されていたものができなくなっただけである

通勤がなくなることによる健康面の問題などはテレワークという在宅勤務が抱える問題です。しかし、業務の生産性が下がるといった問題は、オフィスにおいても存在していた問題です。テレワークによって誤魔化しがきかない状態になっただけとといえます。教育問題は、その代表的なものであり、これからの時代に即した会社にしていくためには、解決策を考えていく必要があります。代表的な解決策は次の3つです。

  1. 自律的に問題を認識して、自力で解決するまで頑張る人だけを採用する
  2. 徹底したマネジメントをオンライン上で行い、マイクロマネジメントひとりひとりに対して行う
  3. 業務のルールを明確にして、同時に難易度を下げて誰がやっても大丈夫な仕組みを作る


選択肢の最初の2つについては、数十年前であれば可能であったかもしれませんが、現代の日本においての実施はかなり難しいものです。マネジメントについても適切な距離、頻度をもたないとそれだけでパワハラ認定される時代です。そして超優秀層を採用できれば当然好ましい状態を作りやすいわけですが、これは計算できるものではないため、ここをあてにして仕組みを作るのはビジネス組織とはいえません。そうなると必然的に3つ目が選択として残ることになります。

このルールを明確にする、そして結果として難易度が下がる状態を作るという目標を達成するためにおすすめしたいのがRPA、ソフトウェアロボットの導入です。これらのシステム、ソフトウェアは、業務を自動化する以外にも効果があります。それが標準化と難易度の低下です。

誰でもルールに従ってやるだけで結果を出せる仕組みを作る。仕事の難易度を下げるための仕組みを作ることがテレワーク成功の秘訣。そこで有効な打ち手となるのがRPA、ソフトウェアロボットの導入

多くの人が難易度が高いと感じる仕事には「工程が多い」「判断するポイントが多い」という特徴があります。覚えることが多く、考え続けなくてはいけない仕事ということになります。これがオフィスに集まる仕事であれば、曖昧ななかでも機能するのは周囲の曖昧なサポート、本人からの曖昧な確認など、様々な曖昧な情報交換が自然発生するからです。テレワークではこれが大幅に減ってしまうために、社員教育の難易度は非常に高いものとなり、結果として生産性が下がる会社が増えていきます。

この問題を解決するための打ち手として有効なのがソフトウェアロボット、RPAの導入です。ロボットの導入にあたっては、業務の手順を明確にして、工程分け、そしてそれぞれの工程のなかにおける業務の判断基準を定義していく作業が含まれます。いわゆる業務マニュアルの緻密なものに相当するものですが、こうしたものは専任の人間がいない限り、しっかりと作るのはとても難しく、多くの会社では実用レベルのものは用意されていません。

こうしたものを導入において定義、ロボット利用をすると、スタッフはロボットの管理を行うだけで仕事が進むことになります。ロボットを稼働、停止させること、それぞれの結果を確認することだけになるわけです。こうなれば、教育の負担が少なく、またスタッフ管理も簡単になり、しかも結果もしっかりでるというわけです。テレワークを継続して運用していくと必ず問題になる社員教育と管理職の管理負担、この問題を解決するためにもソフトウェアロボットは非常に有効な施策です。